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「フリーメール」は会社の信用度を下げる
今回の記事は、ビジネスで使用するメールアドレスについてです。
この記事を特に読んでいただきたい方は「フリーメールを使用している人」です。
何気なくとりあえずメールアドレスが必要だからと、無料で利用できるメールアドレスを仕事で使用していると、知らず知らずのうちに信用が落ちている可能性があります。
そういう事にならないように、「とりあえず」作らずに自社用のドメインを取得して自社専用のメールアドレスを作りましょう。
そもそもフリーメールとは何か？
フリーメールとは、YahooやGoogle、Microsoftなどが提供している無料で利用できるメールアドレスのことを言います。
Yahoo、Google、Hotmailなど無料で利用できるため、一人で複数のメールアドレスを持てるのがメリットです。
フリーメール＝迷惑メールが多いというイメージがあり、送信する側からするとフリーメールに送信すると迷惑メールに埋もれてしまって開封されないのではないかという恐れがあります。
「フリーメール」が会社の信用度を下げる3つの理由
フリーメールを使用していると下記のような理由で信用度が下がってしまいます。
- 無料のアカウントのため、パスワード管理の意識が低くなってしまう。
- パスワード管理が雑なため、やり取りをする側のメールアドレスが外部に漏れる可能性がある。
- フリーメールは迷惑メールを受信することが多いため、重要なビジネスメールが埋もれてしまう可能性がある。
ひとつひとつ説明していきます。
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1、パスワード管理の意識が低くなってしまう
有料だからパスワードの管理をしっかりしているかというと、そうじゃありませんが、無料で作れるから使い捨ての意識が高く、パスワードが漏れても”再度別のアドレスで作ればいいや”という感覚がでてきます。
本人だけの問題であればそれでいいのですが、メールアドレスの中にはアドレス帳があり、パスワードが漏れればそのアドレス帳も漏れてしまいます。
2、アドレス帳のメールアドレスが外部に漏れる可能性がある
前述したパスワードが漏れてしまった場合、自分の問題だけで済まされないのがフリーメールです。
フリーメールはウェブにログインしてウェブ上でメールを送受信しますので、メールをやり取りした相手のメールアドレスはもちろん、アドレス帳に登録されているメールアドレスは外部に漏れてしまうことになります。
メールアドレスだけなので、「個人情報漏洩」とまではいいませんが、漏れたメールアドレスには大量の迷惑メールが届くようになり、取引先であれば多大な迷惑をかけることになります。
3、重要なビジネスメールが埋もれてしまう
”フリーメールは迷惑メールが多い”
これは昔から変わらず今でも大量に迷惑メールが送られてきます。英語のメールから怪しい日本語でのメールなど様々ですが、1日で100通なんて普通に受信します。
この大量の迷惑メールのなかに、重要なメールが埋もれてしまう可能性があるのです。
私は相手がフリーメールの場合、タイトルを工夫して目立たせるなどしています。そしてメールを送ったあとでSNSで「メールを送りました」と念押しをするほどです。
ITへの取り組みが低い印象を与えてしまう
ネットに詳しい人はビジネスでフリーメールを使用しません。
それは上記で述べたように、会社の信用度が下がることを知っているからです。
なぜフリーメールがITへの取り組みが低い印象を与えてしまうのか？
それは、フリーメールは無料であり、誰でも簡単に取得できて簡単に使えるメールアドレスだからです。逆を返すと、”誰でも無料で取得できる重要度が低いメールアドレス”なのです。
ビジネスは取引相手との信頼関係の中でお金のやり取りを行う場所です。その場所でフリーメールを使うことは、ITを重要と考えていないことを表明しているのと同じことになります。
「ITへの取り組みが低い ＝ 個人情報管理が甘い」と言う印象につながるので、個人情報を扱う仕事をされている会社は特に気を付けたいところです。
それではフリーメールを使っている会社が、今後どうしていけばいいのかを次の章で説明していきます。
ドメインを取得して、レンタルサーバーを借りる
ドメインとはネットの社会での「社名」のようなものです。
日本経済新聞は「nikkei.com」、毎日新聞では「mainichi.jp」など、自社の名前を持つことを「ドメインを取得する」と言います。
comやjpなど名前の後ろにつく文字はそれぞれ意味があります。
会社用に使用するのであれば「co.jp」で取得しましょう。これは日本の会社と言う意味です。
実際の会社と同じように社名だけでは仕事ができませんので、会社を置く場所を用意しなければなりません。
ネットの世界では会社を置く場所のことを「サーバー」と言います。
ほとんどの中小企業では、サーバーはレンタルするのが基本です。
セキュリティ面や担当者など自社でサーバーを運用するとコストがかかりすぎるので、レンタルの方がお得でお手軽です。
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